Anexo de tratamiento de datos

Este anexo de tratamiento de datos ("el anexo") forma parte de las condiciones del servicio de DrinksQR. Explica cómo tratamos datos personales por cuenta de los locales, como exige el artículo 28.3 del RGPD del Reino Unido. Esta traducción es informativa: en caso de discrepancia prevalece la versión en inglés.

1. Partes y papeles

El local que usa DrinksQR es el responsable del tratamiento. SimplySIM Solutions Ltd, que opera como DrinksQR (número de sociedad 16302568, domicilio social en 4 Gallowsfield Walk, Market Drayton, England, TF9 3FP, registro ante la ICO ZB960469), es el encargado del tratamiento. Términos como "datos personales", "tratamiento", "responsable", "encargado", "interesado" y "violación de la seguridad de los datos" tienen el significado que les da el RGPD del Reino Unido. Si este anexo y las condiciones no coinciden en materia de protección de datos, prevalece este anexo.

2. Objeto y duración

El objeto es el tratamiento de los datos personales necesario para prestar DrinksQR al local: recibir los pedidos de los clientes desde los códigos QR de las mesas, mostrarlos en la pantalla de barra, registrar qué persona del equipo los gestionó, elaborar informes en el panel de gestión y guardar la lista de correo opcional del local con los clientes que han dado su consentimiento a sus comunicaciones comerciales. El tratamiento dura mientras el local use DrinksQR, incluida la prueba gratis, y después hasta que los datos se borren según la sección 12.

3. Naturaleza y finalidad

Recogemos, guardamos, organizamos, mostramos, transmitimos, agregamos y borramos datos personales solo para que el local pueda recibir y servir pedidos, usar su pantalla de barra, consultar sus informes y guardar su lista de correo con un registro del consentimiento. No enviamos los emails comerciales del local. No usamos estos datos para fines propios, para marketing ni para elaborar perfiles de clientes.

4. Tipos de datos personales

• Datos de pedidos: mesa, productos y opciones, notas, un nombre opcional, total, idioma, horas y estado del pedido.
• Datos del personal: un nombre, un color, un PIN guardado solo como hash bcrypt y qué persona fue moviendo cada pedido.
• Datos de la lista de correo (opcional): el email del cliente que marca la casilla para recibir novedades y ofertas del local, el registro del consentimiento (texto mostrado, idioma, fecha y hora, origen y un hash con clave de la dirección IP), el estado de la suscripción, la fecha y forma de la baja, si la hay, y un historial de estos eventos de consentimiento.
• Datos técnicos: direcciones IP de quienes hacen pedidos, guardadas solo como hash con clave durante un máximo de 24 horas para limitar pedidos y evitar abusos.

El servicio no está pensado para categorías especiales de datos. El local no debe pedir a los clientes que escriban datos de salud u otras categorías especiales en las notas del pedido.

5. Categorías de interesados

• Los clientes del local que hacen pedidos.
• Los clientes del local que deciden unirse a su lista de correo.
• El personal del local que usa la pantalla de barra.

6. Instrucciones

Tratamos los datos personales solo siguiendo las instrucciones documentadas del local, también en lo relativo a transferencias internacionales. Las condiciones, este anexo y el uso y la configuración que el local haga del servicio son sus instrucciones completas. Si la ley nos obliga a tratar los datos de otra forma, avisaremos al local antes, salvo que la ley lo prohíba. Avisaremos enseguida al local si creemos que una instrucción infringe la normativa de protección de datos.

7. Confidencialidad

Todas las personas a las que autorizamos a tratar los datos tienen un deber de confidencialidad, por contrato o por ley, y solo acceden en la medida necesaria para prestar, mantener o proteger el servicio.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas según el artículo 32 del RGPD del Reino Unido. Ahora mismo incluyen:

• HTTPS en todo el tráfico, con seguridad de transporte estricta y otras cabeceras de seguridad;
• contraseñas y PIN guardados solo como hash bcrypt, y enlaces de email guardados solo como hash de un solo sentido;
• direcciones IP guardadas solo como hash con clave, nunca legibles: las del límite de intentos se eliminan a las 24 horas, y un registro de consentimiento guarda solo el hash con clave como prueba;
• cada contacto de la lista de correo tiene un enlace personal para darse de baja, generado con una clave secreta, del que solo se guarda un hash;
• borrado automático de los nombres de cliente y las notas de pedido 24 horas después de la última actualización del pedido;
• control de acceso: cada cuenta solo ve sus propios locales, los PIN del personal solo abren la pantalla de barra y los accesos caducan a las 12 horas;
• protección CSRF y límites de intentos en el acceso, el alta y los pedidos, y códigos de mesa imposibles de adivinar.

Podemos actualizar estas medidas con el tiempo, siempre que no baje el nivel general de seguridad.

9. Subencargados

El local nos da una autorización general para usar subencargados. Nuestro subencargado actual es:

Avisaremos al local por email con al menos 30 días de antelación antes de añadir o sustituir un subencargado. El local puede oponerse por motivos razonables de protección de datos dentro de ese plazo; en ese caso trabajaremos con el local de buena fe para resolverlo. Imponemos a cada subencargado obligaciones de protección de datos no menos exigentes que las de este anexo y seguimos siendo responsables ante el local de su cumplimiento.

10. Ayuda al local

• Derechos de los interesados. Teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento, ayudaremos al local, con medidas técnicas y organizativas adecuadas, a responder a las solicitudes de los interesados que ejerzan sus derechos. Si un cliente o una persona del equipo se dirige a nosotros, pasaremos la solicitud al local y no responderemos nosotros salvo que el local nos lo pida.
• Otras obligaciones. Ayudaremos al local a cumplir sus obligaciones de seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consulta previa a la ICO, según la información de la que dispongamos.

11. Violaciones de la seguridad de los datos

Avisaremos al local sin dilación indebida en cuanto tengamos conocimiento de una violación de la seguridad que afecte a sus datos. Le daremos la información que razonablemente necesite para cumplir sus propias obligaciones, como la naturaleza de la brecha, sus consecuencias probables y las medidas tomadas o propuestas, y la iremos actualizando a medida que sepamos más.

12. Supresión o devolución al terminar

Cuando el local deje de usar DrinksQR, borraremos sus datos personales en un plazo de 30 días, salvo que la ley del Reino Unido nos obligue a conservarlos. Antes de eso, el local puede pedirnos una copia de sus datos en un formato habitual. Además, los nombres de cliente y las notas de pedido se borran siempre 24 horas después de la última actualización del pedido.

13. Información y auditorías

Pondremos a disposición del local toda la información razonablemente necesaria para demostrar que cumplimos el artículo 28 del RGPD del Reino Unido, y permitiremos y colaboraremos en auditorías, incluidas inspecciones, realizadas por el local o por un auditor que designe. Las auditorías deben avisarse con antelación razonable, hacerse en horario laboral normal y con confidencialidad, y no pueden poner en riesgo la seguridad de los datos de otros locales.

14. Transferencias internacionales

El servicio y sus datos están alojados en el Reino Unido. No transferiremos los datos personales del local fuera del Reino Unido salvo que la transferencia esté cubierta por normas de adecuación del Reino Unido o por garantías adecuadas según el RGPD del Reino Unido, como el International Data Transfer Agreement o el UK Addendum a las cláusulas contractuales tipo de la UE. El acceso del personal de nuestro proveedor de alojamiento desde el Espacio Económico Europeo está cubierto por las normas de adecuación del Reino Unido para el EEE.

15. Responsabilidad y cambios

La responsabilidad de cada parte según este anexo está sujeta a las limitaciones y exclusiones de las condiciones, salvo cuando la ley no lo permita. Podemos actualizar este anexo por cambios en la ley o en el servicio; avisaremos a los locales de los cambios importantes por email con al menos 30 días de antelación. Preguntas sobre este anexo: hello@drinksqr.com.