Cómo configurar el pedido por QR en tu local en 30 minutos

¿Qué necesitas antes de configurar el pedido por QR?

En cualquier configuración, casi todo el tiempo se va en buscar información, no en teclearla. Reúne esto primero:

• La carta y la lista de precios actuales, con todos los tamaños que vendes.
• La información de alérgenos de cada producto: fichas de receta para lo que elaboras y fichas técnicas o etiquetas del proveedor para lo que compras hecho.
• Un plano de mesas con los nombres que ya usa tu equipo.
• Un dispositivo para la pantalla de barra: cualquier tablet, portátil o móvil con navegador, conectado al wifi.
• Impresora y cartulina A4, o una imprenta si quieres algo más resistente.

Si prefieres delegar la carta, DrinksQR ofrece un servicio opcional de configuración con pago único: 49 £ para bebidas, 69 £ para bebidas más picoteo y acompañamientos, y presupuesto a medida para cartas completas de comida. Tienes los detalles en la página de precios.

¿Cuánto tarda cada paso de la configuración de la carta QR?

Este es un plan orientativo para un pub hipotético centrado en bebidas, con unos 40 productos y 15 mesas, suponiendo que ya tienes todo lo anterior. Una carta más larga o con comida completa llevará más tiempo.

¿Cómo creo las categorías y los productos de la carta?

Empieza por las categorías, porque son las secciones que el cliente va a recorrer. Piensa en cómo pide la gente, no en cómo está organizado tu inventario. Un pub típico podría usar: Barril, Botellines y latas, Vinos, Destilados, Refrescos, Cafés e infusiones, Picoteo.

Después añade los productos de cada categoría con un nombre claro y su precio. Algunas costumbres que ahorran problemas más adelante:

• Usa el nombre con el que la gente lo pide en la barra y añade la cervecera o la bodega si ayuda a elegir.
• Indica la graduación en cervezas, sidras y vinos; los clientes la miran.
• Limita las descripciones a una línea. La gente quiere pedir, no leer.
• Si un barril se acaba, usa el interruptor de agotado en lugar de borrar el producto.

Si controlas existencias de botellas o especialidades limitadas, añade una cantidad de stock y el producto se marcará como agotado solo al llegar a cero.

¿Cómo añado los tamaños de las bebidas y sus plantillas?

Define tus tamaños habituales una sola vez y reutilízalos en bebidas parecidas, en vez de introducirlos producto a producto:

• Cerveza y sidra de barril: media pinta y pinta.
• Vino por copas: 125 ml, 175 ml, 250 ml y botella.
• Destilados: sencillo y doble.

Ponle a cada tamaño su propio precio. En Inglaterra y Gales, las condiciones obligatorias de licencia exigen que haya medidas pequeñas disponibles (media pinta de cerveza y sidra, 25 ml o 35 ml de destilados y copas de vino de 125 ml) y que el cliente lo sepa, así que asegúrate de que esos tamaños aparecen en la carta. Esto es orientación general, no asesoramiento jurídico; si tienes dudas, revisa tu licencia.

¿Cómo añado refrescos y opciones con una biblioteca compartida?

La biblioteca de opciones es donde más tiempo se ahorra. En lugar de añadir tónica, tónica light, limonada y cola a cada ginebra por separado, creas una lista llamada «Refrescos» y la asignas a todas las ginebras, vodkas y rones. Cuando entra una tónica nueva o se acaba una, lo cambias en un solo sitio.

Lo mismo sirve para otras elecciones que se repiten, como «Decoración» en los cócteles o «Leche» en los cafés. Pon precio a las opciones que cuestan más, como una tónica premium, para que el total sea correcto antes de que el pedido llegue a la barra.

¿Cómo añado los alérgenos y las etiquetas dietéticas?

En cada producto, marca cuáles de los 14 alérgenos regulados contiene y añade las etiquetas de vegano, vegetariano o sin gluten solo cuando de verdad correspondan. No te olvides de las bebidas: la cerveza suele llevar cereales con gluten, el vino y la sidra suelen contener sulfitos y las cremas de licor llevan leche.

Trabaja con las fichas de receta y las fichas técnicas de los proveedores, no de memoria, y pide a otra persona que revise lo que no tengas claro. Nuestra guía sobre alérgenos en cartas digitales explica la normativa y las buenas prácticas.

¿Cómo pongo nombre a las mesas para el pedido por QR?

Crea una mesa por cada sitio donde un grupo pueda sentarse y pedir. Ponles el nombre que ya usa tu equipo, porque es lo que aparece en letra grande en la pantalla de barra. «Terraza 4» o «Ventana 2» se entiende más rápido que «M17».

• Numera las mesas de fuera aparte de las de dentro.
• Usa nombres cortos para leerlos de un vistazo.
• El plan Standard incluye hasta 20 mesas y una pantalla de barra; si necesitas más mesas o varios puntos de servicio, el plan Large tiene hasta 100 mesas.

¿Cómo imprimo y coloco las tarjetas QR de las mesas?

Imprime hojas A4 con cuatro tarjetas A6 cada una, o descarga los archivos SVG y llévalos a una imprenta si quieres algo más duradero. Cada mesa tiene su propio código, así que mantén las tarjetas en orden al recortarlas.

Al colocarlas:

• Ponla donde se vea desde todos los asientos y no quede tapada por los vasos.
• En terrazas y jardines, usa un soporte, un portamenú o plastifícala, porque se mojan.
• Comprueba que cada tarjeta está en la mesa que lleva su nombre.

Tienes más detalles sobre materiales y colocación en nuestra guía para imprimir los códigos QR de las mesas.

¿Cómo pruebo el pedido por QR antes de abrir?

1. Abre la pantalla de barra en el dispositivo que se va a quedar detrás de la barra, sube el volumen y comprueba que se oye el aviso.
2. Escanea una tarjeta con tu propio móvil, pide una bebida con tamaño y refresco, y añade una nota.
3. Comprueba que el ticket llega con el nombre de mesa correcto y pásalo por Nuevo, Preparando y Listo.
4. Verifica que un ticket con alcohol muestra el aviso de comprobar la edad.
5. Escanea cada tarjeta una vez para confirmar que cada una va a su mesa.

¿Cuál es el mejor momento para empezar con el pedido por QR?

Estrénalo en un turno tranquilo, como una tarde entre semana, nunca un viernes por la noche ni un día de partido. Así el equipo se acostumbra a las columnas y a los temporizadores mientras los pedidos llegan poco a poco.

Antes del turno, reúne al equipo cinco minutos: quién vigila la pantalla, quién lleva los pedidos y el datáfono, y que los tickets en rosa tienen prioridad. Mantén abierto el pedido en barra para quien lo prefiera. Cuando lo básico funcione, puedes añadir happy hours y menús combinados; consulta nuestra guía de ofertas y happy hour. Para ver el recorrido completo, lee cómo funciona el pedido por QR.